Datenschutzhinweise
TR&Cdigital Recruitment and Consulting GmbH
Website, Personalberatung und Kandidatenpool
1 Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlich für die in diesen Hinweisen beschriebenen Verarbeitungen ist die TR&Cdigital Recruitment and Consulting GmbH, vertreten durch Johannes Valentiner. Wir treten unter der Marke TR&Cgroup auf.
TR&Cdigital Recruitment and Consulting GmbH
Sollner Straße 17
81479 München
E-Mail für Datenschutzanliegen: contact@trandcgroup.com
2 Geltungsbereich und Datenquellen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen von Executive Search, Fachkräfte-Recruiting, laufender Recruiting-Unterstützung und Beratung sowie bei der Nutzung unserer Website und der Kommunikation mit uns. Diese Hinweise betreffen Kandidatinnen und Kandidaten, Kontaktpersonen unserer Kunden und Geschäftspartner sowie Websitebesucher. Soweit wir bei einem Kunden ausschließlich nach dessen Weisungen arbeiten, bestimmt dieser Kunde die Zwecke der Verarbeitung und stellt die dafür erforderlichen Datenschutzhinweise bereit.
Zu den verarbeiteten Daten können Name und Kontaktdaten, Lebenslauf, Qualifikationen, beruflicher Werdegang, öffentlich zugängliche berufliche Profile, Verfügbarkeit, berufliche Ziele, Gehaltsvorstellungen, relevante Gesprächsnotizen, Korrespondenz und der Stand eines Vermittlungsverfahrens gehören. Welche Angaben erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Anliegen oder Suchauftrag ab.
Wir erhalten Daten unmittelbar von Ihnen oder aus beruflichen Netzwerken wie LinkedIn und Xing, insbesondere über LinkedIn Recruiter, Bewerbungen auf Stellenausschreibungen und Empfehlungen. Daten werden derzeit nicht zugekauft. Bei Informationen aus anderen Quellen teilen wir Ihnen die konkrete Quelle beziehungsweise Quellenkategorie und die nach Artikel 14 DSGVO erforderlichen Angaben mit, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.
Bitte übermitteln Sie besondere Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsdaten, nur, wenn sie für Ihr Anliegen tatsächlich erforderlich sind und eine geeignete Rechtsgrundlage besteht. Eine allgemeine Einwilligung in den Kandidatenpool umfasst solche Angaben nicht automatisch.
3 Ansprache und Begleitung von Kandidaten
Wir verwenden beruflich relevante Angaben, um passende Personen für konkrete Suchaufträge zu finden, Kontakt aufzunehmen, Anforderungen und Wechselinteresse zu besprechen und ein abgestimmtes Auswahlverfahren zu begleiten. Bei gezielter beruflicher Ansprache kann die Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO beruhen. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, geeignete Personen für offene Positionen zu identifizieren und mit ihnen eine mögliche Vermittlung zu klären. Dabei berücksichtigen wir Ihre erkennbaren Erwartungen, die Herkunft der Daten, die Relevanz des Angebots und etwaige Kontaktverbote.
Soweit Sie selbst eine Vermittlungsleistung anfragen und die Verarbeitung für einen mit Ihnen bestehenden Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihren Wunsch erforderlich ist, ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO einschlägig. Ein Vertrag allein mit einem suchenden Unternehmen begründet diese Rechtsgrundlage für Kandidatendaten nicht. Einwilligungen verwenden wir für gesondert zustimmungspflichtige Vorgänge.
Referenzen holen wir auf Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO ein. Auch bei einer von Ihnen bereitgestellten Referenzliste klären wir, welche Person wir zu welchem Zweck kontaktieren dürfen. Wir beschränken die Fragen auf die jeweilige berufliche Aufgabe. Die Kontaktdaten der benannten Referenzperson verwenden wir im erforderlichen Umfang aufgrund unseres berechtigten Interesses an der abgestimmten beruflichen Auskunft nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO; ihre Interessen und Informationsrechte werden berücksichtigt.
4 Freiwilliger Kandidatenpool
Mit Ihrer gesonderten freiwilligen Einwilligung nehmen wir Ihr Profil in unseren Kandidatenpool auf, um Sie auch für künftige passende Fach- und Führungspositionen zu berücksichtigen und dazu zu kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO. Eine Bewerbung auf eine konkrete Position und eine allgemeine Kontaktaufnahme sind auch ohne Einwilligung in den Kandidatenpool möglich.
Die Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Wir speichern Poolprofile nur bei fortbestehendem Vermittlungszweck. Die reguläre Löschung erfolgt jährlich spätestens zum 31. Dezember des zweiten Kalenderjahres nach dem Jahr Ihrer Aufnahme oder Ihrer letzten bestätigten Fortsetzung der Poolbetreuung. Damit beträgt die Speicherdauer höchstens drei Jahre. Einzelheiten und Gründe für eine frühere Löschung finden Sie in Abschnitt 12.
Vor der Einbeziehung in ein neues konkretes Verfahren kontaktieren wir Sie und informieren Sie über die jeweilige Position. Die Pool-Einwilligung ist keine pauschale Freigabe, Ihr Profil beliebig an Unternehmen weiterzugeben. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die oben genannte E-Mail-Adresse widerrufen. Die Rechtmäßigkeit früherer Verarbeitungen bleibt unberührt.
5 Vorstellung bei Unternehmen
Wir stellen Ihr identifizierbares Profil einem potenziellen Arbeitgeber erst vor, nachdem wir das Unternehmen, die Position und den Umfang der Weitergabe mit Ihnen besprochen und Ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO eingeholt haben. Diese Freigabe kann ausdrücklich im Telefonat oder per E-Mail erfolgen und wird dokumentiert. Übermittelt werden nur die für das abgestimmte Verfahren erforderlichen Unterlagen und Angaben. Je nach Prozess erfolgt dies per E-Mail oder über das Bewerberportal des Kunden, beispielsweise SAP SuccessFactors.
Der potenzielle Arbeitgeber entscheidet eigenständig über sein Bewerbungsverfahren und ist für die dortige Verarbeitung verantwortlich. Seine Datenschutzhinweise gelten ergänzend. Wir vermitteln derzeit an Unternehmen im Europäischen Wirtschaftsraum und in der Schweiz. Eine darüber hinausgehende Vorstellung würde vorab gesondert mit Ihnen geklärt. Vor der Weitergabe Ihres Profils an das jeweilige Unternehmen holen wir Ihre ausdrückliche Zustimmung stets separat ein und dokumentieren diese.
6 Kundenkontakte und Beratung
Daten von Ansprechpartnern bei Kunden, Interessenten und Geschäftspartnern verarbeiten wir zur Bearbeitung von Anfragen, zur Abstimmung und Durchführung von Aufträgen sowie zur kaufmännischen Abwicklung. Bei Ansprechpartnern juristischer Personen beruht dies regelmäßig auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO und unserem Interesse an der geschäftlichen Kommunikation und Vertragsabwicklung. Ist die betroffene Person selbst Vertragspartei, kann Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO einschlägig sein. Gesetzlich erforderliche Verarbeitungen beruhen auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO.
Im Rahmen von HR Advisory verarbeiten wir zunächst die zur Anfrage und Mandatsabstimmung erforderlichen Kontaktdaten und Sachinformationen. Der Umgang mit personenbezogenen Beschäftigtendaten in einem konkreten Beratungsprojekt wird vor deren Übernahme entsprechend den jeweiligen Rollen und Zwecken gesondert festgelegt. Eine allgemeine Websiteinformation erlaubt keine beliebige Weitergabe von Gehaltslisten oder Mitarbeiterbefragungen.
7 Kommunikation und Einsatz von KI
Unsere Kandidatendatenbank und die von uns selbst angelegten Sicherungskopien werden lokal gespeichert. Eine Sicherung dieser Datenbank bei einem Cloudanbieter ist nicht vorgesehen. Für E-Mail und Onlinebesprechungen nutzen wir Google Workspace mit Gmail und Google Meet sowie Microsoft 365 Business Standard, insbesondere Teams, Word, Excel und gegebenenfalls PowerPoint. Dabei können Kontaktdaten, Nachrichten, übermittelte Anhänge, Dokumentinhalte sowie Besprechungs- und Verbindungsdaten durch die jeweiligen Anbieter verarbeitet werden. Auch Websiteuploads und Buchungsdaten werden bei den eingesetzten Diensten verarbeitet. Die lokale Datenbank und lokale Sicherungskopien bedeuten deshalb keine ausschließlich lokale Verarbeitung sämtlicher Daten.
Die Nutzung dieser Kommunikations- und Arbeitsmittel dient der Bearbeitung Ihrer Anliegen, der Durchführung vereinbarter Leistungen und unserer geschäftlichen Organisation. Unsere Rechtsgrundlage richtet sich nach dem konkreten Zweck gemäß den Abschnitten 3 bis 6. Für die in unserem Auftrag erbrachten, vertraglich erfassten Google-Workspace- und Microsoft-365-Dienste sind die jeweiligen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung maßgeblich. Daneben können die Anbieter einzelne Daten für eigene, in ihren Datenschutzhinweisen erläuterte Zwecke verarbeiten.
Auf Wunsch kommunizieren wir mit Ihnen über die reguläre WhatsApp-App von WhatsApp Ireland Limited, Irland. Dabei werden insbesondere Telefonnummern, Nachrichten, freiwillig übermittelte Inhalte sowie Kommunikations- und Verbindungsdaten verarbeitet. In die WhatsApp-Kontaktverwaltung und einen Adressbuchabgleich beziehen wir ausschließlich Kontakte ein, für deren jeweilige Übermittlung eine dokumentierte Rechtsgrundlage besteht, etwa eine gesonderte informierte Einwilligung. Andere Telefonkontakte werden vom Zugriff ausgeschlossen. Eine Einwilligung in die Kandidatenbetreuung allein umfasst keinen Adressbuchabgleich mit WhatsApp. Die Nutzung dieses Kontaktwegs ist freiwillig; E-Mail und Telefon stehen als Alternativen zur Verfügung. Die Rechtsgrundlage unserer Bearbeitung Ihrer Nachrichten richtet sich nach dem jeweiligen Anliegen gemäß den Abschnitten 3 bis 6. Informationen zum Anbieter und zu internationalen Übermittlungen finden Sie in Abschnitt 11.
Wir nutzen ChatGPT Plus von OpenAI und Claude Pro zur Unterstützung bei allgemeinen fachlichen Fragen, der Strukturierung von Stellenanforderungen und der Erstellung von Textentwürfen. Dafür verwenden wir allgemeine Informationen, fiktive Beispiele oder tatsächlich anonymisierte Inhalte, die keiner Person zugeordnet werden können. Identifizierbare Lebensläufe, Kontaktdaten und personenbezogene Gesprächsnotizen werden nicht an diese KI-Dienste übermittelt. Ein bloßes Entfernen des Namens oder Ersetzen durch eine Kennnummer genügt dafür nicht. Wir zeichnen Gespräche mit Kandidaten nicht auf.
Die Beurteilung Ihrer Unterlagen sowie die Entscheidung über eine Vorstellung oder Empfehlung erfolgen durch einen Menschen. Allgemeine KI-Ergebnisse werden vor ihrer Verwendung fachlich geprüft und können berichtigt oder verworfen werden. Wir verwenden die genannten Dienste nicht zur automatisierten Bewertung einzelner identifizierbarer Kandidaten und treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung für Sie.
Ob die KI-Anbieter die eingegebenen, nicht personenbezogenen Inhalte zur Verbesserung ihrer Modelle verwenden, richtet sich nach dem jeweiligen Dienst, seinen Bedingungen und den gewählten Einstellungen. Eine solche Verwendung kann stattfinden oder ausgeschlossen sein. Unabhängig davon übermitteln wir diesen Diensten keine personenbezogenen Kandidatendaten und stellen solche Daten nicht für ein allgemeines Modelltraining bereit. Eine Einwilligung in den Kandidatenpool enthält keine Einwilligung in Modelltraining.
8 Website und Formulare
Bereitstellung über Wix
Unsere Website wird mit Wix bereitgestellt. Bei einem Aufruf werden technisch erforderliche Informationen wie IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, angeforderte Inhalte, Browser- und Geräteangaben sowie gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite verarbeitet. Dies dient der Auslieferung, Sicherheit und Fehlerbehebung der Website. Rechtsgrundlage ist grundsätzlich Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren Betrieb unseres Internetangebots.
Für Websitehosting, Formulare und Terminbuchungen setzen wir Wix ein. Wix.com Ltd., Israel, verarbeitet Website- und Formulardaten nach seinem Data Processing Agreement im Auftrag des Websitebetreibers und setzt hierfür verbundene Unternehmen und Unterauftragnehmer ein. Bei einer Datenübermittlung nach Israel ist der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission maßgeblich. Für Weiterübermittlungen sieht Wix je nach Empfänger Angemessenheitsbeschlüsse oder geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, vor. Weitere Informationen finden Sie in Abschnitt 11.
Kontakt und Lebenslaufupload
Kontaktformular und Lebenslaufupload werden mit Wix Forms bereitgestellt. Verarbeitet werden die von Ihnen eingegebenen Kontaktdaten, Ihre Nachricht, gegebenenfalls Angaben zu Ihrem Unternehmen oder beruflichen Anliegen sowie hochgeladene Unterlagen. Im Bewerbungsformular können Sie weitere Angaben, beispielsweise zu Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellungen, Arbeitsmodell und gewünschtem Einsatzort, ergänzen. Wir verwenden die Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage beziehungsweise Bewerbung. Je nach Anliegen gelten die in den Abschnitten 3, 4 und 6 erläuterten Rechtsgrundlagen. Eine zusätzliche Aufnahme in den Kandidatenpool erfolgt nur mit gesonderter freiwilliger Einwilligung. Die Formulareingänge und Dateien können zunächst bei Wix gespeichert und anschließend in unsere Arbeitsabläufe übernommen werden. Für die Nutzung der Formulare ist kein Benutzerkonto erforderlich.
Terminvereinbarung
Für die in die Website eingebundene Terminbuchung verwenden wir Wix Bookings mit Anbindung an Google Kalender innerhalb unseres Google-Workspace-Kontos. Verarbeitet werden Ihr Name, Ihre Kontaktdaten, der gewünschte Termin und gegebenenfalls Angaben zum Gesprächsanlass. Zur Kalenderführung und Vermeidung von Doppelbuchungen werden die erforderlichen Termin- und Verfügbarkeitsdaten zwischen Wix und dem verbundenen Google-Kalender synchronisiert. Welche Einzelangaben übertragen werden, richtet sich nach der eingerichteten Synchronisation. Die Verarbeitung dient der Organisation und Durchführung des gewünschten Gesprächs. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO bei vorvertraglichen oder vertraglichen Anliegen der betroffenen Person, im Übrigen Buchstabe f aufgrund unseres Interesses an einer geordneten geschäftlichen Terminabstimmung. Terminbestätigungen und erforderliche Erinnerungen können über die eingesetzten Dienste versendet werden.
9 Cookies und externe Links
Wir verwenden Cookies und vergleichbare Technologien nur für die jeweils beschriebenen Zwecke. Dazu zählen auch lokale Browserspeicher, eingebundene Skripte und gegebenenfalls Zählpixel. Soweit die Speicherung oder der Zugriff für die Übertragung einer Nachricht oder für einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst unbedingt erforderlich ist, gilt § 25 Absatz 2 TDDDG. Die weitere Verarbeitung personenbezogener Daten benötigt zusätzlich eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO.
Nicht erforderliche Analyse-, Werbe- und sonstige einwilligungspflichtige Funktionen aktivieren wir erst nach Ihrer Einwilligung. Rechtsgrundlagen sind § 25 Absatz 1 TDDDG für den Endgerätezugriff und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO für die entsprechende personenbezogene Verarbeitung. Sie können ablehnen oder Ihre Auswahl später über „Cookie-Einstellungen“ ändern und für die Zukunft widerrufen. Die bloße weitere Nutzung der Website gilt nicht als Zustimmung. Eine Einwilligung in Cookies ist von einer Bewerbung oder der Aufnahme in den Kandidatenpool getrennt.
Technisch erforderliche Wix-Funktionen
Wix stellt die Website einschließlich ihrer ausgelieferten Bilder, Schriften und Medien sowie der verwendeten Formular- und Buchungsfunktionen bereit. Technisch erforderliche Speicherungen und Zugriffe dienen beispielsweise der Sicherheit, der stabilen Sitzung, der Verarbeitung angeforderter Formulare oder dem Speichern Ihrer Datenschutzauswahl. Hierbei können IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, technische Kennungen und Zustandsinformationen verarbeitet werden. Rechtsgrundlage der personenbezogenen Verarbeitung ist je nach Zweck Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO für den sicheren Betrieb oder Buchstabe b für die angeforderte Leistung. Nicht jede Funktion, die Wix anbietet, ist allein deshalb technisch erforderlich.
Einwilligungsverwaltung und Speicherdauer
Für die Umsetzung und den Nachweis Ihrer Auswahl werden die gewählten Kategorien, Zeitpunkt, Version der Einwilligungsinformation und eine technische Zuordnung gespeichert, soweit dies erforderlich ist. Die Nachweisverarbeitung beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c in Verbindung mit Artikel 7 Absatz 1 DSGVO. Sitzungscookies enden grundsätzlich mit der Sitzung; andere Speicherungen bleiben bis zum angegebenen Ablauf oder Ihrer Löschung bestehen. Die konkrete Übersicht der eingesetzten Cookies und ähnlichen Technologien nennt Anbieter, Zweck und Laufzeit. Die Löschung eines Cookies beendet nicht automatisch eine bereits erfolgte serverseitige Verarbeitung.
Analyse und Werbung
Für einwilligungspflichtige Reichweitenmessung und Werbung gelten die oben beschriebenen Auswahlmöglichkeiten. Die erforderliche Bearbeitung einer Kontaktanfrage oder Buchung wird nicht von einer solchen Einwilligung abhängig gemacht. Bewerbungsunterlagen, Nachrichteninhalte und Formularfreitexte werden nicht an Analyse- oder Werbedienste weitergegeben. Die unmittelbar zur Bearbeitung eines Vorgangs erforderlichen Formular- und Buchungsdaten sind von einer zusätzlichen Analyse Ihres Nutzungsverhaltens zu unterscheiden.
Externe Medien und Zusatzfunktionen
Werden Karten, Videos, Social-Media-Inhalte oder andere Funktionen direkt von einem zusätzlichen Anbieter geladen, kann dieser bereits beim Laden Verbindungs- und Nutzungsdaten erhalten. Einwilligungspflichtige Einbettungen werden deshalb zunächst blockiert und erst nach Ihrer Freigabe geladen. Ein Vorschaubild oder ein gewöhnlicher externer Link kann als Alternative dienen. Welche Anbieter tatsächlich eingebunden sind und welche Daten sie dabei erhalten, wird für die jeweilige aktive Funktion ausgewiesen.
Externe Links
Unsere Website verlinkt auf LinkedIn und XING. Bei gewöhnlichen externen Links wird die Zielseite erst durch Ihren Aufruf geöffnet; damit ist kein eingebetteter Social-Media-Feed verbunden. Auf der Zielseite verarbeitet der dortige Betreiber insbesondere die für den Seitenaufruf erforderlichen Verbindungsdaten nach seinen eigenen Datenschutzhinweisen. Unsere dortige Kommunikation richtet sich ergänzend nach diesen Hinweisen. Gleiches gilt für gegebenenfalls angebotene reine Links zu WhatsApp, einer Kartenansicht oder einem externen Video; eine direkte Einbettung ist gesondert zu beurteilen.
10 Empfänger und Zugriffsberechtigungen
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur Personen Zugriff, die ihn für ihre jeweiligen Aufgaben benötigen. Dies betrifft derzeit die Geschäftsführung und künftig gegebenenfalls entsprechend verpflichtete und berechtigte Mitarbeiter oder freie Mitarbeiter. Freie Mitarbeiter werden nicht allein durch eine Vertraulichkeitsvereinbarung automatisch zu Auftragsverarbeitern; die rechtliche Rolle wird nach ihrer tatsächlichen Tätigkeit festgelegt.
Empfänger können außerdem die mit Ihnen abgestimmten potenziellen Arbeitgeber, Anbieter der tatsächlich genutzten IT- und Kommunikationsdienste sowie im erforderlichen Umfang Steuerberater, Rechtsberater und zuständige Behörden sein. Je nach Tätigkeit handeln diese als Auftragsverarbeiter oder in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Unsere Kandidatendatenbank wird Kunden nicht zum allgemeinen Durchsuchen oder zum freien Zugriff bereitgestellt.
LinkedIn und Xing verarbeiten die Nutzung ihrer Plattformen nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen. Für unsere eigene Suche, Kontaktaufnahme und weitere Verwendung von Kandidatendaten gelten zusätzlich diese Hinweise.
11 Verarbeitung außerhalb des EWR
Unsere Arbeitgeberkunden befinden sich nach dem derzeitigen Geschäftsmodell im Europäischen Wirtschaftsraum oder in der Schweiz. Davon zu unterscheiden ist die technische Verarbeitung durch die nachfolgend genannten Anbieter. Diese kann auch außerhalb des EWR erfolgen. Für die Schweiz und Israel bestehen Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission nach Artikel 45 DSGVO. Die jeweiligen Beschlüsse erfassen nicht automatisch jede Weiterübermittlung in andere Länder.
Bei Übermittlungen in die USA kann der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework nur genutzt werden, soweit der konkrete Empfänger wirksam zertifiziert ist und die betreffende Verarbeitung vom Zertifizierungsumfang erfasst wird. Für andere Übermittlungen kommen insbesondere EU-Standardvertragsklauseln gemäß Artikel 46 DSGVO mit der erforderlichen Bewertung des Schutzniveaus und gegebenenfalls ergänzenden Maßnahmen in Betracht. Eine Einwilligung in unseren Kandidatenpool ersetzt diese Prüfung nicht. Auch die Speicherung einer zusätzlichen lokalen Kopie schließt eine internationale Verarbeitung durch einen Anbieter nicht aus.
Die folgenden Angaben beziehen sich auf die beschriebenen Dienste. Bei Auftragsverarbeitung sind die jeweiligen Vereinbarungen nach Artikel 28 DSGVO maßgeblich; daneben können Anbieter bestimmte Daten in eigener Verantwortung verarbeiten. Die Rechtsgrundlagen unserer Zwecke ergeben sich aus den Abschnitten 3 bis 9. Die nachfolgend genannten Übermittlungsmechanismen betreffen zusätzlich die Verarbeitung außerhalb des EWR und ersetzen diese Rechtsgrundlagen nicht.
Wix einschließlich Forms und Bookings
Wix.com Ltd., Israel, verarbeitet Website-, Formular-, Upload- und Buchungsdaten im Auftrag des Websitebetreibers. Dazu gehören technische Besuchsdaten, eingegebene Kontaktdaten, übermittelte Dokumente und Termininformationen. Das Wix Data Processing Agreement sieht die anfängliche Übermittlung nach Israel auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses vor. Weiterübermittlungen erfolgen nach dem DPA je nach Empfänger auf Grundlage eines einschlägigen Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln. Wix nennt unter anderem US-Anbieter für Infrastruktur, Medienauslieferung und E-Mail-Versand, etwa Amazon Web Services, Fastly und SendGrid. Ihre tatsächliche Beteiligung richtet sich nach den genutzten Funktionen; die vollständige aktuelle Unterauftragnehmerliste ist unten verlinkt.
Wix DPA | Wix Unterauftragnehmer
Google Workspace mit Gmail, Kalender und Meet
Für Google Workspace ist bei einer deutschen Rechnungsadresse nach der veröffentlichten Google-Vertragsübersicht grundsätzlich Google Cloud EMEA Limited, Irland, vorgesehen, vorbehaltlich einer abweichenden bestehenden Vertragsvereinbarung. Verarbeitet werden insbesondere E-Mails und Anhänge, Kontakte, Termindaten, notwendige Kalenderverfügbarkeiten sowie Besprechungs- und Verbindungsdaten. Google und seine Unterauftragnehmer können Daten international verarbeiten, unter anderem in den USA. Maßgeblich ist das Cloud Data Processing Addendum einschließlich der dort geregelten Übermittlungsmechanismen. Es sieht bei erfassten Drittlandübermittlungen eine anwendbare alternative Übermittlungsgrundlage oder die jeweils einschlägigen Standardvertragsklauseln vor. Die Kalenderanbindung gehört zu Workspace; daraus folgt keine Nutzung von Google Analytics oder Google-Werbediensten.
Google Vertragsgesellschaft | Google Cloud DPA
Microsoft 365 Business Standard und Teams
Zum eingesetzten Microsoft-Umfeld gehören insbesondere Microsoft Ireland Operations Limited, Irland, und Microsoft Corporation, USA. Die genaue Vertragsgesellschaft ergibt sich aus dem Microsoft-Vertrag beziehungsweise dem Bezugsweg. Betroffen sind je nach genutzter Funktion Kommunikations- und Besprechungsdaten, Dokumentinhalte sowie Konto-, Diagnose- und Verbindungsdaten. Für die vertraglich erfasste Auftragsverarbeitung gilt das Microsoft Products and Services Data Protection Addendum. Internationale Verarbeitungen und Zugriffe können trotz europäischer Speicherung stattfinden. Microsoft beschreibt Standardvertragsklauseln und für erfasste Übermittlungen an Microsoft Corporation die Teilnahme am EU-US Data Privacy Framework. Die eigene Kandidatendatenbank und ihre selbst angelegten Sicherungen bleiben lokal; eine OneDrive-Sicherung dieser Datenbank ist nicht vorgesehen.
Microsoft DPA | Microsoft Datenschutz
Anbieter der regulären App im EWR ist WhatsApp Ireland Limited, Irland. Der Dienst verarbeitet insbesondere Telefonnummern, technische Kommunikationsdaten sowie die für die Bereitstellung der freiwillig genutzten Kommunikation erforderlichen Informationen in eigener Verantwortung. Für unseren Kontaktabgleich gilt die Beschränkung aus Abschnitt 7. Nach der EWR-Datenschutzrichtlinie stützt WhatsApp erfasste Übermittlungen an WhatsApp LLC und Meta Platforms, Inc. in den USA auf das EU-US Data Privacy Framework; für weitere einschlägige Übermittlungen werden auch Standardvertragsklauseln eingesetzt. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Nachrichten verhindert nicht die Verarbeitung sämtlicher Kontakt- und Verbindungsdaten.
LinkedIn einschließlich Recruiter und Stellenanzeigen
Für Nutzer im EWR ist LinkedIn Ireland Unlimited Company, Irland, der in der Datenschutzerklärung benannte Verantwortliche. Wir nutzen LinkedIn für berufliche Recherche, Kontaktaufnahme, Stellenanzeigen und Recruiter-Funktionen. Betroffen sind insbesondere berufliche Profilangaben, Bewerbungsinformationen und Nachrichten. LinkedIn verarbeitet Plattformdaten auch in eigener Verantwortung; für bestimmte vertraglich erfasste Kundendaten können zusätzlich die Regelungen des LinkedIn Data Processing Agreement gelten. LinkedIn beschreibt eine Verarbeitung unter anderem auf Servern in den USA sowie Übermittlungen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und einschlägiger Standardvertragsklauseln. Ein einfacher Website-Link ist von einem zusätzlich eingebauten LinkedIn Insight Tag zu unterscheiden.
LinkedIn Datenschutz | LinkedIn EWR Informationen | LinkedIn DPA
XING benennt in seiner Datenschutzerklärung vom 1. Oktober 2026 die XING SE & Co. KG, Deutschland, als Verantwortliche. Wir verwenden öffentlich beziehungsweise rechtmäßig zugängliche berufliche Angaben und die Plattformkommunikation für die in Abschnitt 3 beschriebenen Zwecke. XING verarbeitet Plattformdaten in eigener Verantwortung. Nach seinen Hinweisen können Verarbeitungen durch Dienstleister auch in Drittländern stattfinden; hierfür beschreibt XING insbesondere einschlägige Angemessenheitsbeschlüsse und Standardvertragsklauseln, abhängig vom jeweiligen Vorgang. Unsere anschließende eigene Nutzung von Profilangaben richtet sich nach diesen Datenschutzhinweisen.
Bewerberportale der Kunden einschließlich SAP SuccessFactors
Ein vereinbartes Profil kann nach Ihrer gesonderten Freigabe auch in ein Bewerberportal des jeweiligen Arbeitgeberkunden hochgeladen werden, beispielsweise SAP SuccessFactors. Verantwortlich für dieses Bewerbungsverfahren ist grundsätzlich der benannte Arbeitgeber; der eingesetzte Portal- oder Hostinganbieter wird dadurch nicht automatisch zu unserem Auftragsverarbeiter. Vor der Weitergabe werden Unternehmen, Position und Datenumfang abgestimmt. Die konkrete SAP-Vertragsgesellschaft, Hostingregion und mögliche Drittlandzugriffe hängen vom Kundenvertrag ab und werden anhand der Informationen des betreffenden Arbeitgebers geprüft. Eine pauschale Zusage ausschließlich europäischer Verarbeitung für alle Kundenportale wird nicht getroffen.
ChatGPT Plus und Claude Pro
Für Nutzer im EWR benennen die Verbraucherdatenschutzhinweise OpenAI Ireland Limited, Irland, beziehungsweise Anthropic Ireland Limited, Irland, als Verantwortliche. Diese Anbieter können eigene Konto-, Nutzungs- und Verbindungsdaten international verarbeiten; ihre Hinweise beschreiben hierfür geeignete Übermittlungsmechanismen einschließlich Standardvertragsklauseln beziehungsweise anwendbarer Angemessenheitsgrundlagen. Für unsere Kandidaten gilt die Regel aus Abschnitt 7: An diese Dienste übermitteln wir keine personenbezogenen Kandidatendaten. Unsere eigenen Kontodaten sind davon zu unterscheiden. Eine Berechtigung zur Übermittlung von Lebensläufen oder eine Auftragsverarbeitung für Kandidatendaten wird aus einem Plus- oder Pro-Abonnement nicht abgeleitet.
OpenAI Datenschutz EWR | Anthropic Datenschutz
Weitere Informationen zu den jeweils einschlägigen Garantien und eine Kopie beziehungsweise einen Zugang zu den maßgeblichen Vertragsklauseln können Sie über contact@trandcgroup.com erhalten. Schutzwürdige Vertragsbestandteile dürfen dabei erforderlichenfalls geschwärzt werden. Die verlinkten Anbieterinformationen erläutern ergänzend deren Verarbeitung und Unterauftragnehmer.
12 Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen zulässigen Zweck erforderlich ist oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Die folgenden Kriterien gelten jeweils für die betroffenen Daten und Zwecke; nicht jedes Dokument muss gleich lange aufbewahrt werden.
Kandidatenpool
Für den Kandidatenpool führen wir jährlich eine Löschung spätestens zum 31. Dezember durch. Ihr Profil wird spätestens zum 31. Dezember des zweiten Kalenderjahres nach dem Jahr Ihrer Aufnahme gelöscht. Beispiel: Bei einer Aufnahme im Jahr 2026 endet die reguläre Speicherung spätestens am 31. Dezember 2028. Die Speicherdauer beträgt dadurch je nach Aufnahmedatum etwa zwei bis höchstens drei Jahre. Bestätigen Sie im beiderseitigen inhaltlichen Austausch ausdrücklich Ihr Interesse an der weiteren Poolbetreuung, ist das Jahr dieser dokumentierten Bestätigung maßgeblich. Eine einseitige Nachricht von uns, ein E-Mail-Aufruf oder eine rein technische Bearbeitung Ihres Profils verlängert die Speicherung nicht. Entfällt der Vermittlungszweck vorher oder widerrufen Sie Ihre Einwilligung, beenden wir die Poolnutzung früher und löschen die dafür gespeicherten Daten ohne unnötige Verzögerung, vorbehaltlich der nachstehend beschriebenen begrenzten Nachweispflichten.
Nach einem Widerruf verwenden wir das Profil nicht mehr für die Poolvermittlung und löschen die hierfür gespeicherten Daten, soweit keine gesonderte gesetzliche Pflicht oder im Einzelfall notwendige, anderweitig rechtmäßig begründete Speicherung entgegensteht. Dies kann etwa einen Nachweis der erteilten und widerrufenen Einwilligung oder Unterlagen zu einem konkreten Rechtsstreit betreffen. Rechtsgrundlagen sind insoweit Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO für gesetzliche Nachweispflichten oder Buchstabe f für eine erforderliche Rechtsverteidigung. Solche Daten werden für andere Nutzungen gesperrt und nach Wegfall des jeweiligen Grundes gelöscht. Die weitere Poolvermittlung wird nach dem Widerruf nicht auf eine andere Rechtsgrundlage umgestellt.
Konkrete Suchverfahren und Kontakte ohne Poolaufnahme
Unterlagen zu einem konkreten Verfahren werden nach dessen Abschluss gelöscht, sobald sie hierfür und für eine im Einzelfall erforderliche Nachbearbeitung oder Rechtsverteidigung nicht mehr benötigt werden. Maßgeblich sind das Verfahren, mögliche konkrete Ansprüche und die jeweils einschlägigen Fristen. Eine notwendige Dokumentation rechtfertigt nicht ohne Weiteres die Aufbewahrung des vollständigen Lebenslaufs.
Daten aus einer beruflichen Erstansprache werden nicht allein wegen ihrer öffentlichen Verfügbarkeit dauerhaft archiviert. Ist keine weitere sachlich begründete Kontaktaufnahme zu erwarten oder widersprechen Sie der Verarbeitung, löschen beziehungsweise beschränken wir die Daten nach den gesetzlichen Voraussetzungen. Ein minimaler Sperrvermerk kann erforderlich sein, um Ihren Wunsch nach ausbleibender Kontaktaufnahme künftig zu beachten.
Geschäftsunterlagen und technische Daten
Für gesetzlich aufzubewahrende Geschäftsunterlagen gelten die jeweiligen gesetzlichen Fristen. Typische Fristen sind zehn Jahre für bestimmte Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für Handels- oder Geschäftsbriefe, jeweils nach den einschlägigen gesetzlichen Regeln und vorbehaltlich besonderer Vorschriften oder Fristverlängerungen. Daraus folgt keine allgemeine Aufbewahrungsfrist für Kandidatenprofile.
Anfragedaten werden nach Erledigung gelöscht, sobald keine weitere zulässige Speicherung erforderlich ist. Löschungen betreffen auch nicht mehr erforderliche Kopien in Formulareingängen, Uploadspeichern, E-Mail-Postfächern und den von uns verwendeten Arbeitsdateien. Unsere eigenen Datenbanksicherungen liegen ausschließlich lokal. Sie dienen der Wiederherstellung und werden nicht als dauerhaftes Kandidatenarchiv genutzt. Bei einer Wiederherstellung sind zwischenzeitlich erfolgte Löschungen und Widerrufe erneut zu berücksichtigen.
13 Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, Berichtigung unrichtiger Angaben, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Datenübertragbarkeit gilt insbesondere für von Ihnen bereitgestellte Daten, soweit die Verarbeitung automatisiert auf Einwilligung oder Vertrag beruht. Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Beruht die Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, sofern wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe besonderer Gründe widersprechen; dies gilt auch für damit verbundenes Profiling.
Bitte richten Sie Anfragen an contact@trandcgroup.com. Soweit zur Zuordnung erforderlich, fragen wir geeignete zusätzliche Angaben ab. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb der gesetzlichen Fristen, grundsätzlich innerhalb eines Monats. Gesetzlich zulässige Verlängerungen teilen wir Ihnen mit Begründung mit.
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort eines vermuteten Verstoßes. Für private Unternehmen in Bayern ist regelmäßig das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht zuständig: Promenade 18, 91522 Ansbach; Website: www.lda.bayern.de.
14 Bereitstellung und Änderungen
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist grundsätzlich freiwillig. Ohne bestimmte Kontakt- oder Qualifikationsangaben können wir eine Anfrage oder Vermittlung jedoch möglicherweise nicht sinnvoll bearbeiten. Erforderliche Angaben werden im jeweiligen Formular oder Gespräch erläutert. Eine Verweigerung der freiwilligen Pool-Einwilligung verhindert keine Bearbeitung einer konkreten Bewerbung.